Élite: redazione del preventivo

Le nuove norme indicano che l’Avvocato, se il Cliente lo richiede, deve fornire un preventivo di spesa, anche di massima, per gli incarichi che gli verranno affidati. In attesa che venga definito uno standard per la redazione di tali preventivi, vediamo come possiamo sfruttare le caratteristiche di Élite per prepararli al meglio.

Redazione del preventivo.

Pur non disponendo di una vera e propria funzione di preparazione preventivi, Élite permette di ottenere un documento utilizzabile come base per il preventivo da sottoporre al Cliente.

La prima considerazione da fare è che il preventivo non è altro che una Nota Pro Forma a fronte di prestazioni ancora da eseguire: si potrà pertanto simulare l’inserimento di prestazioni in una pratica fittizia, e stampare poi la Nota Pro Forma e usandola come preventivo.

Questo procedimento presenta due svantaggi: il primo è che la pratica inserita come fittizia va a “inquinare” gli archivi correnti, alterando totali, statistiche, ecc.; il secondo è che per ottenere una parcella bisognerà reinserire manualmente tutte le prestazioni previste dall’incarico. Anche per questo, le caratteristiche di Élite ci vengono incontro: per le pratiche fittizie potremo usare un terzo archivio di “Preventivi”, oltre al corrente e allo storico; per l’inserimento delle prestazioni, si potranno “clonare” delle pratiche di riferimento e poi lavorarle per adattarle al caso specifico.

Vediamo come fare.

Archivio Preventivi

Oltre ai classici archivi Corrente e Storico, Élite è in grado di gestire archivi ulteriori; le istruzioni su come indicare questi ulteriori archivi si trovano nell’articolo "Élite: come avere altri archivi oltre al corrente e allo storico". Potrete quindi a dichiarare un archivio che denominerete Preventivo, indicando una stringa di questo tipo:

ARCHIVI_EXTRA=|PREV;PREVENTIVI

nel file di configurazione Elite.ini.

Lanciando Élite, tra gli archivi disponibili vedrete anche “PREVENTIVI” e quindi potrete lavorarlo come già fate con gli archivi corrente e storico.

Clonazione Pratiche

Pur non disponendo di una vera e propria funzione di clonazione, Élite permette di duplicare le pratiche con tutte le informazioni correlate, tramite un utilizzo particolare della funzione di archiviazione. La procedura di duplicazione è descritta nell’articolo "Élite: come duplicare (clonare) una pratica".

Una volta duplicata la pratica, potrete lavorarla per inserire, modificare o togliere prestazioni, sino ad ottenere una situazione il più vicina possibile a quella ipotizzata per il Cliente al quale bisogna formulare il preventivo.

Riepilogando…

Queste le operazioni che occorre fare per la formulazione dei preventivi:

preparare l’archivio “Preventivi”; questa operazione va fatta una volta soltanto;
individuare, nell’archivio corrente, una pratica il più simile e rappresentativa possibile dell’incarico che si vuole preventivare;
duplicare la pratica nell’archivio dei preventivi;
passare all’archivio preventivi;
inserire l’anagrafica del potenziale Cliente (se non è un Cliente già in archivio);
cambiare il nome della pratica;
personalizzare le prestazioni in parcella, secondo il nuovo incarico;
usare sempre il ricalcolo della parcella per adeguarsi a cambi di valore della pratica, tariffe, ecc.;
stampare la parcella in modalità prova, inserendo “Preventivo n. ____ del ____” al posto della dicitura “Nota Pro Forma”;
eventualmente stampare su video scrittura per ulteriori personalizzazioni della stampa.

I passaggi 2 e 3 possono essere fatti anche su altri archivi (lo storico ad esempio), oppure lo stesso archivio preventivi; l’importante è che, all’atto dell’archiviazione, venga usato l’archivio preventivi come archivio di destinazione della pratica.

Come si può vedere, Élite permette di preparare agevolmente preventivi; nel tempo poi potrete preparare tutta una serie di “pratiche-tipo” utilizzabili per formulare velocemente preventivi.

DiCesare