Outlook: condivisione dati con WorkgroupShare

Per un uso efficace di Outlook in rete: condividere i dati con i vostri colleghi con WorkgroupShare.

Outlook per molti è sinonimo di posta elettronica, ma potete usarlo per molte altre cose: contatti, attività, calendario e note; se iniziate ad adoperarlo sul serio, finirà che conterrà moltissimi dati; se poi non lavorate da soli, avrete necessità di condividere questi dati con i vostri colleghi, o di costituire degli archivi comuni a cui tutti possono attingere.

Pensate ad esempio ad un unico archivio di indirizzi, o alla possibilità di vedere in tempo reale se un vostro collega è libero in una certa data per fissare un appuntamento comune. Normalmente la soluzione è l’installazione di Exchange Server, che però ha un costo elevato, necessita di un server e di installazione e manutenzione da parte di tecnici qualificati; scelta senz’altro giusta in ambienti complessi, ma per piccole realtà la spesa normalmente risulta eccessiva.

Nel nostro ufficio abbiamo scelto Workgroupshare, con cui condividiamo i nostri archivi.

Ovviamente il programma permette di scegliere quali cartelle condividere, in modo tale da poter comunque avere delle cartelle private.
In più (e forse è la cosa più interessante) si possono creare delle cartelle ‘pubbliche’, che risiedono sul server, a cui tutti gli utenti abilitati potranno accedere sia in lettura che in scrittura; si possono ovviamente gestire tutti i diritti, per cui si potrà decidere chi può scrivere, chi può solo leggere, ecc.

Il programma è smolto semplice da configurare, e non necessita di un server; quindi potete utilizzarlo anche se avete solo due o tre pc collegati in rete.
E se usate dei portatili, nessun problema: quando vi staccate dalla rete i dati comuni restano sul vostro portatile e potrete consultarli e variarli anche mentre siete via; quando poi vi riconnetterete alla rete, partirà la sincronizzazione per aggiornare i dati, da e verso l’archivio principale.

E se avete un BlackBerry? In un prossimo articolo vi spiegherò come fare per sincronizzare Outlook / WorkgroupShare / BlackBerry.

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