Nell’ambito della collaborazione con la società Librerie Feltrinelli, abbiamo realizzato un applicativo per la gestione delle Note Spese.
Il lato operativo-funzionale
La procedura è articolata su più livelli, in base alla tipologia dell’utente; a grandi linee permette:
- al dipendente di inserire le proprie spese, anche in più riprese;
- al suo superiore di controllare e autorizzare il rimborso;
- alla tesoreria di erogare il rimborso e di darne notizia alla contabilità generale.
Dipendente
Il dipendente abilitato alla redazione della nota spese (l’abilitazione viene data dall’ufficio paghe) entra nella procedura e chiede di compilare una nuova nota spese; essa avrà periodicità tipicamente mensile, ma la procedura accetta qualunque intervallo. Sarà possibile avere una sola nota spese aperta, e la sua compilazione può avvenire in tempi successivi.
Il dipendente potrà inserire le spese scegliendone la causale da un elenco adatto al suo ruolo; questo abbinamento viene deciso dall’ufficio paghe. Terminata la sua nota spese, questa viene chiusa e messa in stato di ‘in attesa di approvazione’; contemporaneamente, la procedura invia una e-mail al responsabile del dipendente, avvisandolo che c’è una nota spese da approvare.
Responsabile
Il responsabile, avvisato della presenza di una nota da approvare, aprirà tale nota e, voce per voce o complessivamente, potrà approvarla o respingerla; in caso di approvazione viene messa in stato ‘Approvata’, mentre in caso contrario torna in stato ‘in compilazione’, e la procedura invia una segnalazione al dipendente.
Ovviamente, essendo il responsabile anch’esso un dipendente, dovrà, per le proprie note spese, seguire l’iter di un normale dipendente.
Amministrazione
L’amministrazione, con periodicità decisa dall’azienda, provvederà a emettere i mandati di pagamento per le Note Spese approvate; nel contempo, la procedura invierà gli estremi dei mandati in contabilità generale.
Particolarità
- Per ogni dipendente è possibile indicare un massimale di spesa, eventualmente forzabile in casi particolari;
- è possibile registrare e gestire gli anticipi di cassa;
- per ogni dipendente è possibile registrare uno o più mezzi di trasporto con il relativo rimborso chilometrico;
- le tipologie di spesa possono essere abbinate (e limitate) al singolo dipendente;
- è possibile dare la possibilità ad un certo dipendente di gestire le Note Spese di altri dipendenti (normalmente i dirigenti).
Il lato tecnologico
Queste le caratteristiche tecniche della procedura:
- ambiente: intranet
- linguaggi: ASP.net/VB.net 2008, JavaScript
- database: MS SQL Server 2000/2005
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